导语：作为新投资兴建的企业，设备投资一定是投资中占比较大的一部分。设备该如何采购？什么时候采购？由谁来采购？采购之后要如何进行管理？都是困扰着企业投资人的一个难题。特别是面对着要求不断提高的法规，投资人要如何在设备采购环节将效益最大化，是每个投资人都需要解决的问题。今天我就这个问题来分享些我个人的经验。 一、设备采购的规划 设备在采购之初要做好规划，这个规划包括：采购的清单、时间进程、及采购工作分配。 通常，作为一个新兴的IVD企业，或者说作为一个新成立的企业来说，要采购的设备很多，大到空调机组，小到电脑、打印机，但无论是什么样的设备其造价一定不菲，所以，对于设备采购之初开列清单是非常必要的。设备采购清单应该列明需要采购的设备的名称、规格要求、数量、甚至是品牌等信息越详细越好。当然，这个初始清单的提出可能不是一个部门或人员就能完成的，应该包括筹建小组的研发、生产、行政等各方面的负责人各自根据自己部门或工作方向的需求提出采购清单。然后由筹建负责人来统一规划和取舍。 表1 设备采购清单
这里面一个重要的问题是：采购清单上的设备是否需要全部购买？答案一定是否定的。为什么？原因很简单，就是在企业筹建过程中，甚至是开始试运行的过程中，对于资源的需求各部门一定是从需求最大化提出的，但有限的资源是不可能满足所有需求的，这就需要负责人具有果断的意识来评判资源的合理分配。所以，设备采购的规划其实就是公司资源的合理规划。 设备采购规划还包括采购时间的规划。采购时间是指设备到货的时间，也就是说采购申请人希望该设备可以在什么时间到货。通常，对于一个公司来说，有些设备不是在筹建的时候就需要到货的，他们是需要根据工作的进展、项目的深入甚至是人员的招聘情况来进行统筹规划的，所以，对于设备采购清单上的设备的采购时间的规划也是资源合理分配的一个方式。 二、采购任务的分配 对于合理分配采购工作，是企业管理者的一项重要工作。即做到充分相信采购人员的专业能力又要避免出现让老实人犯错误的管理漏洞，特别是在企业建设的初期，由于各项制度、监管不严，往往出现这样那样的问题，而这些问题的出现也容易造成因采购工作失误而带来的企业损失。所以，采购任务的分配应该遵循如下的原则： 1、专业设备应由使用人或部门提交设备技术规划书，设备技术规格书至少要包括：拟采购的设备的通用名称、规格、技术要求、对品牌的要求、相应的关注的要点（从使用人角度出发）、国内外同类产品的推荐、售后服务等等。对于每一台套设备独立撰写设备技术规格书的做法，可以使采购人员充分的熟悉该设备，也可以使代理商推荐相应设备时能够更加有的放矢。 在此，我们以pH计为例说明技术规格书的撰写方式：     2、建立快速的采购商务谈判和审批流程，防止老实人犯错误。对于新兴企业来说，需要建立的制度、流程是非常多的，而由于人员有限不可能将制度建立的尽善尽美，但采购管理制度是一定要在采购开始前就要构建起来的。就算是没有很完整的制度本身，至少要建立一个可执行的采购流程，对采购的申请、审批、议价的参与人员等必不可少的关键环节做出相应的规定，防止老实人犯错误。 三、设备采购的实施 设备采购的实施应该包括：合同的签订、付款、物流跟踪及到货确认这样四个关键环节。其中几个关键问题是作为采购人员必须清楚的，包括： 1、合同签订前内部的审评环节要清楚，关键条款要表述清楚。对于采购合同是甲乙双方今后要履行的商业要约，所以关键条款：货款总金额、付款方式、物流方式及到货后安装调试、售后条款等等都需要在合同中表述的非常清楚，不得有半点模糊的地方。另外，作为采购本身其合同是需要经过公司审批的，对于大金额的合同甚至需要经过公司最高层的审核。所以在合同提交审核的时候，应该将主要条款清晰的提炼出来，这样才可能让你的合同尽快得到审核。所以，采购人员应该对合同的主要条款非常清楚。 2、合同签订后就是付款环节，在这个环节中，采购人员应该注意的是合同中的付款条件和公司的财务规定是否有冲突？其实这个环节在合同签订之前就应该审核清楚。还有一些特殊的要求：例如对于外商独资企业需要外汇结汇后支付人民币合同款的对于付款之后的发票的要求是否与内资企业一致？不一致的地方在哪里？而与外商直接签订的外贸合同支付的外币付款的手续费用是多少？是办理LC付款还是TT付款？等等这些付款的细节问题都需要采购人员了然于心。这样才能很好的办理采购合同的签订工作。 3、通常按照现在的惯例一般支付了首期货款之后，供方就会发货，那么供方发货前应该要求供方与自己核对到货地址、电话和联系人等基本信息。对于精密仪器还需要与供方核实包装方式、发货方式及提货方式等。避免物流不做门到门服务时出现的设备压舱情况。另外，在物流过程中还需要回避长假、春运等特殊时期，特别是境外厂商不了解国内情况时更需要提醒境外物流发货的时间，尽可能的减少设备压舱等情况。 4、设备到货后采购人员应与设备使用部门的人员一同对设备进行清点，但需要注意的是，在合同中规定了供方进行安装调试的设备其开箱责任一般都是供方的，这时候仅对设备外包装进行采购验收，确认无误后即可通知供方安排技术人员进行现场安装了。 四、设备的管理 设备的管理是质量管理体系中重要的一环，同时，也是确保厂房设施正常运行、生产和质量检验的过程准确无误的关键环节。所以，设备的管理是非常重要的。设备管理应该包含了从设备到厂直至报废停用的整个设备在厂运行的生命周期。做好设备管理要做好这么几件事情： 1、建立完整的设备档案，记录设备整个生命周期的每个过程。 设备档案是设备非常重要的资料，所以应该做到每台套设备都有专门的设备档案。通常，设备档案是由工程设备部门来管理的，至少公共设施、生产设备的档案是由工程设备部门进行管理的，但对于新兴的企业来说如果没有这样的专门部门来做，甚至都没有专职的设备工程师的话，建议企业至少要指派生产部门的一名专门人员来做这项工作，因为至少对生产部门的人员来说还是相对熟悉设备及设备资料，千万不能将这项重要的工作交给行政部门。 设备档案一定要建立纸质档案和电子档案两种。现在很多企业过分的依赖电脑工作，而且由于大型设备都是进入财务的固定资产管理，所以电子档案做的很好而忽略了纸质档案的保管，结果企业运行一段时间随着人员的变化发现很多设备的原始说明书、保修单据都找不到了。 纸质的设备档案至少要包括：设备台帐、验收记录、安装调试记录、备品备件清单表、设备出厂的合格证（检验报告）、设备原厂的说明书等资料，这些资料应该统一装在文件袋或文件盒中，并按设备编码进行登记。每台套设备档案都应该设立目录以便于档案检索。如果是定期校验设备或计量器具还应该包括每次的校验或检定报告等资料。 电子文档的设备档案应包括：设备编码、名称、规格型号、出厂编号、生产商名称及联系方式、供应商名称及联系方式、售后服务商名称及联系方式、使用部门、存放地点等相关信息。 而且作为设备管理人员无论其是否是专职人员，在人员离职时的交接工作中应作为重点交接工作进行清点，关键设备应该清点到每项资料以确保设备资料的完整性。 2、建立设备使用过程记录，及时反应设备使用情况。 设备使用记录是关系到设备运行情况的综合性记录。应在设备使用过程中详细记录设备的使用运行情况，特别是异常情况开始的时间，这样对设备运行情况的追溯是非常重要的。这点在很多运行企业中做的不是很好，大家的设备使用运行记录往往流于形式走过场的记一下，甚至还有个别情况做周记、月记，没有真实的反应设备使用运行的情况，对设备的维护保养没有起到关键的作用。 3、做好设备的维护保养记录，并切实做好设备的日常维护、定期保养，延长设备的使用寿命。 每台设备的使用都是有其周期的，那么任何延长设备的使用周期呢？说白了就是要做好设备的日常维护、定期保养。我们看看街上跑的车就知道保养的重要性。有的人的车开了7、8年还崭新的，而有的人的车才3、4年就已经应该大修了。所以，设备的日常维护定期保养是非常重要的。每次设备使用完毕都应该严格的依据清洁程序进行清洁、每周设备都应该做周期清洁……这些看似繁琐的事情如果坚持做好的话，设备的使用周期一定会得到有效的延长的。 小结：设备在企业的固定资产投资中占据了相当大的比重，也是公司资源管理中最为重要的一部分。做好设备的采购、管理工作就相当于规划和管理好公司的资源，做到了资源效益最大化。而设备采购和管理又都是非常细致的工作，需要具有相当经验的人员来从事这项工作。特别是对设备的选型规划及拟定设备管理方案这样规划性的工作，更加是需要相应的工作经验。一个好的设备工程师不见得就是好的设备管理者、好的设备采购人员，其能否胜任其他相关工作要看其潜能。所以，对于设备采购管理的规划实施最终是否能够如投资人所需，达到投资人预期，其关键还是看执行者。 作者：小桔灯diana |
So good so kind
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