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[分享] 【独家】Diana:从试验员到项目经理:(37)说说年终总结

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发表于 2017-12-18 11:39:26 | 显示全部楼层 |阅读模式

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本帖最后由 diana_zhang 于 2017-12-18 编辑

从试验员到项目经理:(37)说说年终总结


又到了写年终总结的日子,每每看到下属交上来的A4纸不满一页的总结我都感到汗颜,难道这一年将近两百多个工作日所做出的业绩都写不满一页纸吗?每次在会议上布置年终总结的时候,基本上听到的都是一片哀嚎,真的写个总结就那么痛苦吗?就这个问题也实际上每年都会向哪些总结实在是写不满一页A4纸的下属提出,回答基本上都是:“太难了。”

年终总结难在哪?做了多年的主管看了每年下属的年终总结,自己也写了近30年的年终大大小小的总结,发现问题不外乎是:

1、年终总结写成流水账
一般来说,大家都很清楚年终总结与周报不同,周报可以写成流水账,但如果年终总结写成流水账那么肯定会影响到年底的绩效奖金的(是否一定要看各个公司的政策,但至少绝大多数公司会这样强调吧)。但不能写流水账,那么总结就不知道从何处落笔了。所以,最后还是将周报进行一定的归类汇总之后,形成了一个归类汇总的流水账式的年终总结。


2、年终总结过分夸大或简略工作
在个人的年终总结中体现个人工作成绩是无需质疑的事情,但体现何种成绩?为了不影响自己的年底绩效考核,夸大工作成绩的情况也时有发生。但同时还有部分员工在总结中对自己一年来的工作业绩只字未提,每每看到这样的总结我都忍不住在绩效面谈时问上一句:“请问你这一年都在混日子吗?”


说了这么多年终总结的问题,那么实际上我们还是关心年终总结要如何写才能称之为一篇好的年终总结。在说这个问题前,我个人认为写年终总结应该在写之前明确几件事情:
1、要明确年终总结写给谁看?
实际上,每个人都必须写年终总结,但写给谁看就很重要了。一篇年终总结是仅仅给自己的直属领导看?仅仅是项目组内部总结,还是要通过直属领导的转呈或转述到上一级领导,甚至达到公司的董事会呢?你的年终总结是否是部门总结的一部分,是为了给部门主管整理其部门总结提供素材吗?


2、要明确年终总结的类型
有人可能会问,年终总结还有什么类型呀!还不都是总结。其实,年终总结也是要区分类型的,在一个企业内部年终总结于基层、中层和高层是有着不同要求的。如果中层主管把自己的或者部门的年终总结写成基层员工式那么至少在“总结”这项工作中还未达到主管的要求。


3、要明确总结的构架
年终总结最忌形式化,或者是写成流水账,所以汇报工作要有一个框架。什么是汇报工作的框架呢?一般来说在过去的一年里公司或者部门最为关注的大事要明确,在大事件的框架下完成的主要工作,所谓的“抓大放小”式的写法;又或者从一个中心开始并围绕着该中心展开论述式的“一个中心几个基本点”式的写法。
对企业来说,投入和产出实际上是每个企业都很关注的问题。所以,在年终总结中一定要留有足够的空间来写自己或本部门的投入和产出问题。对于新建企业或者说刚刚立项的研发项目来说可能还没有办法很好的去表述自己的产出,那么“没有开源”就来说说“内部节流”。总之,这部分内容是主管以上的总结在框架中不可或缺的。


明确了上述3个主要问题之后就是动笔写总结了。实际上,很多人就算是明确了上述3个问题,真正动笔的时候还是觉得写总结好难。如果写一篇好的总结呢?
1、从年初开始累积数据,为年底写总结做好准备工作
年底总结可以说一个主要的部分就是工作业绩的汇报,但这部分也是最容易写成流水账的。为了避免写成流水账式的工作汇报,应该在这部分更多的采用图表的方式进行处理。例如:实验室的项目助理在2017年度完成了多少多少次的研发试验工作,其中这些研发试验工作中又可以分为开拓性的试验多少多少,重复性试验多少多少等等这样的数据配以棒图的形式就使得你的工作业绩非常直观。
同时,还可以将去年同期的工作加以对比分析,例如:QC的成品检验中某个品种在2016年全年完成的检验量,和2017年全年完成的检验量进行对比分析。这些分析还可以包括自己在成品检验过程中发现的不合格品的问题
这些业绩的数据如果都靠年底写总结时进行统计分析是根本无法完成的。所以,工作过程中要养成随时总结随时汇总的习惯。对自己的工作,对部门的工作应该在周、月和季度中不断的累积汇总。


2、年终总结不仅仅是业绩的展示,还应该对重大事件进行分析
年终总结中的事件分析应该侧重年度大事件而且应该与部门、企业的目标一致。对大事件的分析要避免与品种异常分析相区别,这点质量管理部门要特别注意。
实际上,年终大事件的分析重点还是应该侧重在年初计划的达成情况,未完成的计划分析应该从主观因素和客观因素两个方面客观的分析问题,并在下一年的工作计划中提出改善措施。


3、订立切合实际的下一年度的工作计划
年终总结中不可少的一部分是下一年度的工作计划,而工作计划不是唱高调,所以应该结合本年度工作的完成情况,预测下一年度的工作进度制定切实可行的工作计划。
其中,在年度计划中比较容易流于形式的是培训教育部分。实际上,无论是员工本人还是部门工作,都需要员工不断的成长,成长就离不开培训教育。所以在年度工作计划中应明确下一年度的培训教育。实际上,培训和教育不单纯是企业花钱送员工出去,员工自己基于本职工作的需要在工作之余阅读的专业书籍,期刊文献,参加的各项交流会议等等都是一种培训的方式。甚至在有些企业中实施的“老带新”的工作方式中向老师傅学习也是一种学习的方式。可以这样说,在工作之后学习就不仅仅是一种“上课考试”的模式。


总之,年终总结是每个人、每个部门一年来工作成绩的展示,认真对待年终总结是员工认真对待工作的体现。写好自己的年终总结,不断提升自己的能力,祝愿大家2017年总结顺利。

本系列文章为小桔灯网专栏作者Diana_zhang原创文章,供小桔灯网独家发表。
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发表于 2017-12-18 14:50:37 | 显示全部楼层
年终总结不只是给领导看的,也是对个人一年以来工作的回顾和汇总,然后比对年初的工作计划,对一年的成绩和失败做一下反思,更能把控来年的计划。
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